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RevisoMail hilft bei der Archivierungspflicht von E-Mails gemäß EU-DSGVO und GoBD:
Ein Überblick für Unternehmer, Selbstständige und Freelancer
Die Archivierungspflicht von E-Mails stellt eine wichtige rechtliche Anforderung für Unternehmer, Selbstständige und Freelancer dar. Um finanzielle Risiken zu vermeiden und konform mit den rechtlichen Vorgaben zu agieren, ist es notwendig, sich mit den entsprechenden Regelungen vertraut zu machen. Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Die EU-DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten sicher und transparent gespeichert werden. E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, müssen daher entsprechend archiviert werden. Dies beinhaltet:
Datensicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Verlust.
Transparenz: Klarheit darüber, welche Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck.
Zugriffsrechte: Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten sowie deren Löschung oder Berichtigung.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Zusätzlich zur EU-DSGVO sind die GoBD zu beachten. Diese Grundsätze betreffen die steuerrechtliche Aufbewahrung von E-Mails und beinhalten:
Aufbewahrungsfristen: Geschäftliche E-Mails müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, während steuerlich relevante E-Mails zehn Jahre lang archiviert werden müssen.
Unveränderbarkeit: E-Mails müssen in ihrer originalen Form archiviert werden, um nachträgliche Änderungen auszuschließen.
Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Praktische Tipps zur UmsetzungAutomatisierte Archivierung:
Nutzen Sie unsere Lösung "RevisioMail", die E-Mails automatisch und revisionssicher archiviert.
Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungsprozesse regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um stets konform mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu bleiben.
Gerne helfen wir auch Ihrem Unternehmen bei der Einführung und Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Eine DSGVO-konforme Mailarchivierung ist seit 2018 gesetzlich Pflicht! Revisiomail.de bietet DSGVO-konforme Webstatistiken, im Rechenzentrum der ARKM.cloud und verzichtet komplett auf einen Drittlandtransfer. "RevisioMail.de" wird vom ARKM Datenschutz überwacht und garantiert höchte Compliance!
Aktuelle Impulse und kostenlose Datenschutz-Webinare (u.a. Unterweisung Ihrer Mitarbeiter in den Datenschutz) finden Sie in unserem Datenschutz Blog von ARKM.
RevisioMail nutzt ein TÜV-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland. Als Software setzen wir auf das aus Aachen stammende "ecoMailz". RevisioMail ist aber mehr als Software und Rechenzentrum. Unsere Kunden erhalten ein seit 2019 ausgereiftes Full-Service-Konzept. Betrieben wird RevisioMail von Datenschutz-Experten aus dem oberbergischen Bergneustadt in NRW. Wir haben im Oktober 2024 die NIS2-Richtlinie vollständig umgesetzt.
